Digitale Gästemappe: der komplette Ratgeber für Ihre Ferienwohnung (2026)
Was eine digitale Gästemappe ist, was hineingehört, was sie kostet und wie Sie in 10 Minuten eine für Ihre Ferienwohnung oder Ihr Airbnb erstellen.
Aktualisiert am · 8 Min. Lesezeit · WelcomeApp
Eine digitale Gästemappe (auch digitales Gästehandbuch oder Willkommensmappe genannt) ist für Gastgeber von Ferienwohnungen zum Standardwerkzeug geworden. Sie ersetzt den Papierordner auf dem Wohnzimmertisch durch einen Link und einen QR-Code, den Gäste vor und während ihres Aufenthalts auf dem Smartphone öffnen.
In diesem Ratgeber erfahren Sie alles zum Umstieg: was sie ist, was hineingehört, welche Vorteile sie bringt, was sie kostet und wie Sie Ihre in etwa zehn Minuten erstellen.
Was ist eine digitale Gästemappe?
Eine Webseite (oder Mini-App) für Ihre Unterkunft mit allem, was ein Gast braucht:
- Anreise und Zugang;
- WLAN-Code und Bedienung der Geräte;
- Hausregeln und Hinweise zur Abreise;
- Ihre Lieblingsrestaurants, Aktivitäten und Geschäfte;
- wichtige Nummern und Notfallkontakte.
Anders als ein PDF per E-Mail ist eine digitale Gästemappe sofort aktuell, auf jedem Bildschirm gut lesbar und kann automatisch übersetzt werden.
Warum von Papier auf digital umsteigen?
1. Weniger wiederholte Fragen
„Wie ist das WLAN-Passwort?“, „Wo können wir parken?“, „Wie funktioniert die Heizung?“ Wenn die Antwort nur einen QR-Scan entfernt ist, finden Gäste sie selbst.
2. Immer korrekt
Ein Restaurant schließt, der Code der Schlüsselbox ändert sich: Papier müssen Sie neu drucken. Digital ändern Sie eine Zeile, und alle Gäste sehen sofort die neue Version.
3. Internationale Gäste fühlen sich willkommen
Mit WelcomeApp ist Ihre Gästemappe in 13 Sprachen verfügbar, ohne dass Sie selbst übersetzen.
4. Mehr 5-Sterne-Bewertungen
Eine reibungslose Anreise und gute lokale Tipps werden in positiven Bewertungen am häufigsten erwähnt.
5. Zusätzliche Einnahmen
Eine digitale Gästemappe kann bezahlte Zusatzleistungen anbieten (Reinigung, früher Check-in, später Check-out, Frühstück) und für Direktbuchungen eine Kaution per Vorautorisierung anfordern.
Was gehört in eine gute digitale Gästemappe?
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| Begrüßung | Ein paar persönliche Worte, Ihr Name, ein Foto |
| Anreise | Adresse, Zugang, Parken, Schlüsselbox, Check-in-Zeiten |
| WLAN | Netzwerkname und Passwort (am besten geschützt) |
| Geräte | Heizung, Klimaanlage, Küche, TV, Whirlpool |
| Hausregeln | Ruhezeiten, Haustiere, Rauchen, Mülltrennung |
| Lokale Tipps | Restaurants, Bäcker, Aktivitäten, Wanderungen, Märkte |
| Praktisches | Apotheke, Arzt, Notfälle, Verkehrsmittel |
| Abreise | Zeiten, Abreise-Checkliste, Schlüsselrückgabe |
| Zusatzleistungen | Bezahlte Services während des Aufenthalts |
Eine ausführliche Struktur finden Sie in unserer Vorlage für die Gästemappe Ihrer Ferienwohnung.
Link, QR-Code oder App?
Kombinieren Sie zwei Zugänge: den Link in der Buchungsbestätigung oder einige Tage vor der Anreise und den QR-Code in der Unterkunft (Eingang, Küche, Nachttisch). Eine App muss niemand herunterladen: eine gute Gästemappe öffnet sich im Browser und lässt sich zum Startbildschirm hinzufügen.
Was kostet eine digitale Gästemappe?
Die meisten Tools arbeiten mit Monats- oder Jahresabo, teils mit Provision auf Zusatzleistungen. Vergleichen Sie immer die Gesamtkosten über eine Saison.
Die Anmeldung bei WelcomeApp ist kostenlos und ohne Kreditkarte, mit 40 Gratis-Credits (etwa 40 Tage für eine Unterkunft). Danach laden Sie nach Bedarf auf, ab 9,90 € für etwa 3 Monate oder 32,90 € für etwa ein Jahr. Sobald Sie gekaufte Credits haben, läuft der Shop für Zusatzleistungen mit 0 % WelcomeApp-Provision. Alle Details auf der Preisseite.
Ihre digitale Gästemappe in 10 Minuten
- Konto erstellen mit Name und Adresse Ihrer Unterkunft.
- KI füllt Ihre Tipps vor: SmartFill fügt Restaurants, Aktivitäten und Geschäfte in der Nähe hinzu.
- Praktisches ergänzen: Anreise, WLAN, Geräte, Regeln, Abreise.
- Sensible Daten schützen im codegeschützten Bereich „Meine Reise“.
- QR-Code gestalten und drucken mit dem integrierten Designer.
- Link senden an Ihre nächsten Gäste.
Meine digitale Gästemappe erstellen →
Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Zu viel Text: kurze Abschnitte, Listen und Fotos.
- Zugangscodes für alle sichtbar, die den Link haben.
- Allgemeine Tipps: Ihre echten Lieblingsorte machen den Unterschied.
- Nie aktualisiert: prüfen Sie Ihre Mappe jede Saison.
Tools vergleichen? Lesen Sie, wie Sie die richtige Software für die digitale Gästemappe wählen.